Le attività di controllo e i compiti delle Commissioni di Vigilanza sono finalizzati a garantire il rispetto delle norme di sicurezza.  La Commissione di Vigilanza sui Locali di Pubblico Spettacolo (C.P.V.LL.P.S.) è istituita presso ogni sede prefettizia con il compito di esprimere parere favorevole o contrario all'esercizio di qualsiasi attività di pubblico spettacolo che preveda una presenza di almeno 100 persone oltre al personale di servizio.  

I compiti e le responsabilità degli organizzatori

Al fine di attivare la Commissione in tempo utile per il completamento delle varie fasi previste dall'iter burocratico - amministrativo, è necessario che gli organizzatori presentino al Sindaco del Comune interessato la documentazione da sottoporre all'esame della Commissione di Vigilanza con un anticipo di almeno cinque o sei settimane rispetto alla data prevista della manifestazione.  Detta documentazione deve riguardare essenzialmente gli aspetti legati alla sicurezza del pubblico sia durante il normale svolgimento dello spettacolo sia in caso di emergenza, e consiste dei seguenti elaborati:

• Un progetto generale dell'allestimento in cui si evidenzino: la collocazione dell'area prevista per la manifestazione e i collegamenti con la pubblica viabilità; la disposizione delle eventuali strutture (tendoni, palco, attrezzistica scenografica...); tutte le misure di prevenzione incendi adottate, (vie di transito e di fuga, mezzi d'estinzione...); le linee principali dell'impianto elettrico e di illuminazione, la dotazione di servizi igienici e accessori (ricordarsi dei portatori di handicap).
• I disegni esecutivi delle strutture di prevista istallazione completi di calcoli statici e istruzioni per il corretto montaggio delle stesse;
• Gli schemi e i calcoli di progetto per l'impianto elettrico, nonché la distanza dei materiali utilizzati.
• I certificati di omologazione (in originale o copia autenticata) per la classe di reazione al fuoco dei materiali strutturali e di arredo previsti.
• Una relazione tecnica generale in cui vengano descritti compiutamente: la data, la durata e il tipo di manifestazione, la presenza di pubblico prevista, le misure tecniche e organizzative previste per la gestione ordinaria e di emergenza dell'evento, i nomi delle persone incaricate di svolgere il servizio di prevenzione e protezione, eventuali accorgimenti e/o istruzioni specifiche per l'allestimento della manifestazione.

La documentazione sopra elencata viene sottoposta all'esame della Commissione, la quale, essendo composta dai rappresentanti dei diversi organi di vigilanza competenti, esprimerà un parere complessivo (corredato da una serie di prescrizioni da mettere in atto) e lo comunicherà al Sindaco del Comune interessato per la notifica agli organizzatori.  E' evidente che l'allestimento della manifestazione dovrà essere eseguito seguendo fedelmente le linee di progetto presentate alla Commissione integrate con le prescrizioni date da quest'ultima.  Ultimati i lavori di allestimento (e quindi nell'imminenza della manifestazione), gli organizzatori dovranno acquisire tutte le certificazioni riguardanti le istallazioni presenti, in particolare:

•  I certificati di collaudo statico delle strutture e le dichiarazioni di conformità degli impianti;
• I certificati di omologazione delle apparecchiature soggette (valvole di sicurezza per impianti a pressione, impianto di messa a terra, impianto termico con potenza superiore a 35kW...);
• I certificati di verifica semestrale per i mezzi d'estinzione.

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I compiti e le funzioni della Commissione

Premesso che l'effettiva Autorizzazione allo svolgimento dello spettacolo viene rilasciato dal Sindaco del Comune interessato e che la Commissione viene interpellato a scopo consultivo, le modalità di espletamento delle procedure di verifica (quelle eseguite a lavori finiti) possono essere fondamentalmente due:

• Una visita ispettiva da parte della stessa Commissione di Vigilanza (come di norma accade per i locali di pubblico spettacolo permanenti;
• Una visita ispettiva da parte di una Commissione locale costituita dal Sindaco (o suo delegato), da un rappresentante del Dipartimento di Prevenzione dell'Asl, da un rappresentante dei W.FF. e da uno o più esperti tecnici incaricati dal Sindaco (caso più frequente per gli spettacoli temporanei).

Le operazioni di sopralluogo si svolgono in maniera equivalente nei due casi e si articolano in due casi fondamentali: acquisizione e verifica delle certificazioni e delle dichiarazioni relative alle istallazioni presenti (rilasciate ovviamente da soggetti abilitati a farlo): verifica delle congruità di quanto realizzato con le indicazioni di progetto e con le prescrizioni della Commissione.  La severità e il livello di dettaglio con cui si procede alle verifiche dipendono ovviamente da fattori umani non generalizzabili, ma è importante ricordare che in ogni caso l'approccio sarà di tipo multidisciplinare, ovvero inteso ad appurare le condizioni di sicurezza dell'allestimento nel suo complesso; è altrettanto ovvio che non sempre sarà possibile procedere con verifiche particolarmente approfondite (si pensi, per esempio, alle verifiche di stabilità strutturale o di comportamento al fuoco) in quanto alcune di queste risulterebbero addirittura distruttive; d'altro canto, esistendo una documentazione di progetto di cui è già stata valutata la correttezza, l'ispettore potrà accontentarsi di verificare se tutte le istallazioni rispettano scrupolosamente tale progetto.  Nell'ipotesi che tutte le verifiche abbiano esito positivo, il Sindaco si trova nelle condizioni di poter tranquillamente rilasciare l'Autorizzazione allo svolgimento della manifestazione, fermo restando le altre disposizioni che è tenuto a far rispettare in materia di pubblica sicurezza e di tutela dei cittadini indirettamente coinvolti dall'evento.  Uno dei motivi che più spesso sono origine di contenzioso è sicuramente l'inquinamento acustico prodotto dagli eventi live.  Come è noto, la normativa vigente in materia di tutela dei cittadini nei confronti dell'inquinamento acustico è in una fase introduttiva, dal momento che i decreti attuativi della Legge Quadro 447-95 sono in corso di emanazione; detta normativa non contempla esplicitamente gli eventi sporadici quali possono essere gli spettacoli live (se però non si susseguono con frequenza eccessiva) ed è anche vero che la materia nel suo complesso viene ancora molto dibattuta specialmente per quanto attiene alla sua applicabilità nei diversi casi.  Generalmente, data la limitata durata dell'evento e la sua sporadicità, l'Autorizzazione viene rilasciata in deroga ai limiti di emissione previsti dalla Legge, è chiaro però che i Comuni hanno l'obbligo (quanto meno morale) di identificare aree destinate alle manifestazioni temporanee laddove non arrechino disturbo a zone tutelate (aree ospedaliere, case di riposo, centri storici) e che nel programma tali manifestazioni tengano nel dovuto conto eventuali concomitanze e incompatibilità.